Privacybeleid

Versie 2.0 · Laatst bijgewerkt: 5 september 2026

1. Onderwerp en toepassingsgebied

Deze verklaring legt uit hoe persoonsgegevens worden verwerkt bij het bezoeken en gebruiken van de website evolixsport.com, het platform Evolix Club (https://club.evolixsport.com), Evolix Federation (https://fed.evolixsport.com), het ouderportaal, de mobiele en daarmee verbonden interfaces, de programmeerinterfaces (API's), de systemen voor ondersteuning, betaling en communicatie, alsook de functionaliteiten met kunstmatige intelligentie die als DimAI zijn aangeduid.

De verklaring is van toepassing op sporters, met inbegrip van minderjarigen, ouders en wettelijke vertegenwoordigers, trainers, medewerkers en vertegenwoordigers van clubs en federaties, scheidsrechters en officials, medische en andere professionals, websitebezoekers, potentiële klanten, partners in het partnerprogramma en alle overige gebruikers.

De verwerking vindt plaats in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 (AVG), de Bulgaarse Wet bescherming persoonsgegevens en de toepasselijke bepalingen van Verordening (EU) 2024/1689 (AI-verordening, „AI Act“).

2. Wie de persoonsgegevens verwerkt

2.1. Verwerkingsverantwoordelijke voor de eigen activiteiten van EvolixSport

Verwerkingsverantwoordelijke voor het beheer van de website, de registratie en het beheer van klantaccounts, overeenkomsten en abonnementen, betalingen, beveiliging, ondersteuning, het partnerprogramma, marketing en de ontwikkeling van de dienst is:

Juridische naam	EvolixSport – wordt bij de volgende update aangevuld
Registratienummer	wordt bij de volgende update aangevuld
Statutaire zetel en adres	wordt bij de volgende update aangevuld
Vertegenwoordigd door	wordt bij de volgende update aangevuld
E-mail voor privacy	office@evolixsport.com
E-mail voor support	support@evolixsport.com
Functionaris voor gegevensbescherming	niet aangesteld (niet verplicht voor de exploitant); verzoeken worden via bovenstaand e-mailadres behandeld

2.2. Verwerking voor clubs en federaties

Wanneer een club, academie of federatie („Klant“) bepaalt welke personen worden geregistreerd, welke sportieve, registratie-, medische, financiële of andere gegevens worden ingevoerd en voor welke doeleinden ze worden gebruikt, is de Klant de verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt EvolixSport de gegevens namens hem op grond van een overeenkomst in de zin van art. 28 AVG. De voorwaarden van deze overeenkomst zijn gepubliceerd in het onderdeel Gegevensbescherming (GDPR).

De Klant is verplicht de betrokkenen zelf te informeren en te zorgen voor een passende rechtsgrond, met inbegrip van toestemming van een ouder waar nodig. EvolixSport treedt niet in de plaats van deze verplichtingen. Wanneer EvolixSport zelfstandig doeleinden bepaalt, bijvoorbeeld beveiliging, facturering, het voorkomen van misbruik of productontwikkeling, wordt zijn rol voor de betreffende activiteit afzonderlijk bepaald.

Indien EvolixSport en een sportorganisatie gezamenlijk de doeleinden en de essentiële middelen van een bepaalde verwerking bepalen, wordt een regeling in de zin van art. 26 AVG getroffen en wordt de kern daarvan aan de betrokkenen beschikbaar gesteld.

3. Basisbeginselen

De gegevens worden rechtmatig, behoorlijk en transparant verwerkt; voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven doeleinden; in de minimaal noodzakelijke omvang; juist en actueel; gedurende een beperkte periode; met passende beveiliging en met gedocumenteerde verantwoording. Gebruik van gegevens voor onverenigbare doeleinden of het invoeren van gevoelige informatie in een module met kunstmatige intelligentie zonder vooraf vastgestelde rechtsgrond, noodzaak en waarborgen is niet toegestaan.

4. Categorieën persoonsgegevens

Afhankelijk van de gebruikte modules en van wat de Klant heeft besloten in te voeren, kunnen de volgende categorieën worden verwerkt:

• Identificatie- en registratiegegevens: namen, geboortedatum, geslacht, nationaliteit (alleen in de federatiemodule), profielfoto, interne identificatiecode, licentienummer of registratienummer. EvolixSport verzamelt geen Bulgaars persoonsnummer (EGN) en geen kopieën van identiteitsdocumenten; sporters worden geïdentificeerd via een interne code.
• Contactgegevens: e-mail, telefoon, adres, contactpersoon voor noodgevallen (voor sporters), voorkeurstaal.
• Gegevens van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger: namen, e-mail, telefoon, relatie tot het kind, vermelding van de gegeven ouderlijke toestemming en de datum daarvan.
• Aansluiting bij club en federatie: club, team, leeftijdsgroep, positie, rugnummer, licenties en registratie, transfers, deelnames, scheidsrechtersaanstellingen en -beoordelingen, tuchtprocedures en -beslissingen (alleen in de federatiemodule).
• Sportgegevens: trainingen, aanwezigheid, uitslagen van wedstrijden en toernooien, statistieken, resultaten van fysieke en cognitieve tests, vaardigheidsbeoordelingen, doelen, prestaties en activiteitspunten.
• Fysieke meetwaarden: lengte, gewicht, VO₂max, hartslag, tijd, snelheid en andere metingen uit tests (Beep, Yo-Yo, Cooper, sprint, kracht, lenigheid enz.).
• Zelfbeoordelingen van de gesteldheid: antwoorden in welzijnsvragenlijsten en het trainingsdagboek (slaap, vermoeidheid, belasting, spierpijn, energie, stemming). Omdat ze informatie over de gezondheid kunnen onthullen, behandelen wij ze als gegevens in de zin van art. 9 AVG.
• Gezondheidsgegevens: alleen wanneer een specifieke module ze verzamelt: in de federatiemodule medische geschiktheidsverklaringen (nummer, datum van het onderzoek, geldigheidsduur, arts en zorginstelling, geschiktheidsoordeel, beperkingen en, indien vermeld, diagnose) en verzekeringspolissen; in de clubmodule de status „geblesseerd“ en aantekeningen van de trainer over beperkingen. Ze worden uitsluitend ingevoerd door geautoriseerde personen van de Klant; in de federatiemodule worden ze versleuteld opgeslagen.
• Foto's, video's en daaruit afgeleide kenmerken: profielfoto's; mediabestanden van de federatie; video-opnamen die door een trainer of sporter zijn geüpload voor bewegingsanalyse, en de daaruit afgeleide lichaamskernpunten (houding). Er vindt geen gezichts-, stem- of emotieherkenning plaats. Audio-opnamen worden momenteel niet verwerkt.
• Financiële en contractuele gegevens: plan en toegangsstatus; contributies en bijdragen die de club voor eigen doeleinden invoert. Momenteel biedt EvolixSport geen betaalde plannen aan en verzamelt het geen betaalgegevens. Bij de invoering van betaalde plannen zullen volledige betaalkaartgegevens uitsluitend door een vergunninghoudende betaaldienstverlener worden verwerkt en nooit onze servers bereiken; deze verklaring wordt vooraf geactualiseerd.
• Communicatie: verzoeken aan de ondersteuning, berichten in het systeem, meldingen en feedback.
• Technische gegevens: IP-adres, browser- en apparaattype, tijdstip van aanmelding, sessie-identificatiecode, beveiligingslogbestanden (mislukte aanmeldpogingen, blokkeringen) en logbestanden van handelingen in het systeem.
• Gegevens in verband met DimAI: de vragen aan de assistent, de gebruikte sportcontext, de gegenereerde antwoorden, analyses en aanbevelingen, alsook metagegevens over het verzoek (type, duur, aantal tokens, de eerste 200 tekens van het bericht) ten behoeve van beveiliging en verantwoording.
• Partnergegevens: bij deelname aan het partnerprogramma: namen, e-mail, telefoon, verwijzingscode, gerealiseerde aanbrengingen en commissies.
• Gegevens voor elektronische ondertekening en verificatie: in de federatiemodule: namen, rol, tijdstip en technische gegevens bij het elektronisch ondertekenen van wedstrijdformulieren; tijdelijke pincodes voor officials. Om de integriteit van een wedstrijdformulier aan te tonen, kan in een gedistribueerd register (distributed ledger) uitsluitend een cryptografische hash worden gepubliceerd die geen persoonsgegevens bevat.
• Cookies: uitsluitend strikt noodzakelijke cookies overeenkomstig artikel 15.

5. Bronnen van de gegevens

De gegevens kunnen worden verstrekt door de betrokkene zelf, door een ouder of wettelijke vertegenwoordiger, door de club, academie of federatie (trainer, beheerder, geautoriseerde professional), worden gegenereerd bij het gebruik van het platform (resultaten, statistieken, logbestanden), worden ontvangen van een gekoppeld club- of federatiesysteem in het kader van een aangevraagde integratie, of worden afgeleid uit de analyse van toegestane video-opnamen en statistische gegevens.

Er worden geen gegevens uit openbare of externe bronnen geïmporteerd enkel omdat ze technisch toegankelijk zijn. Voor elke bron worden de rechtmatigheid, de kwaliteit en het gebruiksrecht gedocumenteerd.

6. Doeleinden en rechtsgronden

7. Gegevens van kinderen

EvolixSport is mede bestemd voor sportclubs en academies, waardoor de verwerking van gegevens van kinderen een voorzienbare kernactiviteit is. Er gelden verhoogde transparantie, minimalisering, beperkte toegang en privacyvriendelijke standaardinstellingen.

• Wanneer het rechtstreeks aanbieden van een dienst aan een kind op toestemming berust, wordt de toestemming voor een kind jonger dan 14 jaar gegeven of toegestaan door een ouder of voogd, overeenkomstig het Bulgaarse recht. De identiteit en de vertegenwoordigingsbevoegdheid worden op proportionele wijze geverifieerd.
• Het profiel van een kind wordt aangemaakt door de Klant (trainer of beheerder van de club) of door een ouder/wettelijke vertegenwoordiger. De ouder krijgt uitsluitend toegang tot de gegevens van het kind via het ouderportaal na een door de club uitgegeven uitnodiging met code en ziet alleen de gegevens van het betreffende kind.
• Wanneer de rechtsgrond een overeenkomst, een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang van de organisatie is, wordt geen formele toestemming verzameld louter als schijnbare waarborg.
• Gegevens van kinderen worden niet gebruikt voor gedragsgerichte reclame, profilering met commerciële doeleinden of het trainen van modellen. Het publiceren van foto's en video's van kinderen voor promotionele doeleinden of op sociale media wordt los van de deelname aan de sportactiviteit geregeld en vereist een afzonderlijke rechtsgrond.
• Bij het bereiken van de meerderjarigheid kan de sporter de controle over zijn profiel overnemen; de toegang van de ouder wordt op zijn verzoek of op verzoek van de Klant beëindigd.

8. Foto's, video's en videoanalyse

Foto's en video-opnamen mogen uitsluitend worden verwerkt voor sportanalyse, tactische voorbereiding, statistieken, wedstrijdverslaglegging, beveiliging of communicatie indien het doel vooraf is bepaald en de betrokkenen zijn geïnformeerd. Voor elke functie worden het soort opname, de reikwijdte, de toegang, de bewaartermijn, de mogelijkheid tot downloaden en de gevolgen van een weigering vastgesteld.

De videoanalysemodule leidt uit de opname lichaamskernpunten (houding en beweging) af om techniek en belasting te beoordelen. Het automatisch afleiden van kenmerken van lichaam en beweging is geen biometrische identificatie: het systeem beoogt geen unieke herkenning van een persoon en vergelijkt geen gezichten of stemmen tussen opnamen. Indien in de toekomst een functie voor biometrische identificatie wordt voorzien, wordt deze niet geactiveerd zonder een afzonderlijke juridische analyse, een effectbeoordeling en een toepasselijke rechtsgrond op grond van art. 9 AVG.

De videoanalyse wordt uitgevoerd op onze infrastructuur in de EU. Momenteel worden videobestanden niet naar externe leveranciers verzonden. Indien wij een externe leverancier voor videoanalyse activeren, wordt deze vóór de activering aan de lijst van subverwerkers toegevoegd.

9. Gebruik van kunstmatige intelligentie: DimAI

9.1. Transparantie

Vóór een rechtstreekse interactie wordt de gebruiker er duidelijk op gewezen dat hij communiceert met een systeem met kunstmatige intelligentie en niet met een mens. DimAI geeft algemene sportieve, tactische, conditionele en informatieve aanbevelingen. Deze vervangen geen arts, psycholoog, fysiotherapeut, trainer, scheidsrechter of andere gekwalificeerde persoon. Door kunstmatige intelligentie gegenereerde inhoud (bijvoorbeeld automatische wedstrijdverslagen of artikelen) wordt als zodanig aangeduid wanneer de AI-verordening dit vereist.

9.2. Invoergegevens en leverancier

DimAI maakt gebruik van een extern taalmodel dat wordt geleverd door Groq, Inc. (Verenigde Staten). Aan de leverancier worden uitsluitend de tekstgegevens doorgegeven die voor het specifieke verzoek nodig zijn: de vraag van de gebruiker en de sportcontext, bijvoorbeeld de naam of initialen van een sporter, leeftijdsgroep, positie, testresultaten, aanwezigheid, zelfbeoordelingen en statistieken. In de federatiemodule worden de namen vóór verzending gepseudonimiseerd. Niet doorgegeven worden: contactgegevens, betaalgegevens, medische documenten, foto's of video's. Volgens de toepasselijke voorwaarden van de leverancier worden de verzoeken niet gebruikt voor het trainen of verbeteren van zijn modellen en worden ze na de verwerking van het verzoek niet door hem bewaard, behalve gedurende een korte periode ten behoeve van de beveiliging. De actuele lijst van leveranciers en doorgiftemechanismen staat in de artikelen 11 en 12.

Vóór de activering van een nieuwe AI-module documenteren wij de exacte invoer- en uitvoergegevens, het doel, de logica van de analyse, de bekende beperkingen, het menselijk toezicht en de categorieën betrokkenen.

9.3. Beperkingen en menselijk toezicht

Gebruikers mogen in DimAI geen medische diagnoses, psychologische beoordelingen, identiteitsdocumenten of andere gevoelige gegevens invoeren, tenzij de specifieke module uitdrukkelijk voor de verwerking daarvan is goedgekeurd en de interface daarover informeert.

Het resultaat van DimAI wordt behandeld als ondersteunende informatie. Beslissingen over gezondheid, belasting, selectie, licentieverlening, tuchtmaatregelen, contract, deelname of uitsluiting worden genomen door een bevoegd persoon die de bronnen kan controleren en de aanbeveling kan verwerpen.

EvolixSport gebruikt geen kunstmatige intelligentie voor emotieherkenning, sociale scoring, manipulatieve technieken of andere verboden praktijken in de zin van art. 5 van de AI-verordening. Indien een functie wordt ontwikkeld die onder de AI-systemen met een hoog risico valt, wordt deze niet uitgebracht zonder een nieuwe juridische en technische beoordeling.

9.4. Juistheid en bezwaren

Kunstmatige intelligentie kan onvolledige, onjuiste of ongepaste informatie genereren. Iedere gebruiker kan om een menselijke beoordeling verzoeken, een resultaat betwisten en een probleem melden via office@evolixsport.com. Wezenlijke fouten en de doorgevoerde correcties worden gedocumenteerd.

10. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

EvolixSport neemt geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen hebben voor de betrokkene of hem anderszins in aanmerkelijke mate treffen. De sportieve beoordelingen en de aanbevelingen van DimAI worden onderworpen aan een betekenisvolle menselijke beoordeling door een trainer of een andere bevoegde persoon. Indien een dergelijk besluit wordt ingevoerd, wordt deze verklaring vóór de activering ervan aangevuld met informatie over de logica, het belang en de verwachte gevolgen, wordt het recht op menselijke tussenkomst, op het kenbaar maken van een standpunt en op betwisting gewaarborgd en wordt een effectbeoordeling uitgevoerd.

11. Ontvangers en verwerkers

Toegang tot persoonsgegevens kunnen krijgen: geautoriseerde personen van EvolixSport, uitsluitend voor zover nodig voor ondersteuning en beveiliging; de betreffende Klant en zijn geautoriseerde gebruikers overeenkomstig hun rollen; de hieronder vermelde leveranciers; accountants, advocaten en auditors waar nodig; bevoegde autoriteiten op wettelijke grondslag. Met elke verwerker is een overeenkomst in de zin van art. 28 AVG gesloten en het gebruik van subverwerkers wordt gecontroleerd.

De website laadt lettertypen en bibliotheken van contentleveringsnetwerken (Google Fonts, jsDelivr, unpkg). Bij het laden daarvan geeft de browser het IP-adres van de bezoeker door aan de betreffende leverancier. Deze leveranciers ontvangen geen andere gegevens van ons.

12. Internationale doorgiften

De applicaties, databases, bestanden en back-ups worden opgeslagen in een datacenter in Duitsland (EU). De enige doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte is die aan de leverancier van het taalmodel voor DimAI in de Verenigde Staten. Deze vindt plaats op grond van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (art. 46, lid 2, onder c, AVG) en, wanneer de leverancier gecertificeerd is, op grond van het EU-VS Data Privacy Framework, met aanvullende maatregelen: doorgifte van uitsluitend de noodzakelijke tekstgegevens, pseudonimisering, versleuteling tijdens de overdracht en een contractueel verbod op gebruik voor training. Betrokkenen kunnen via het vermelde e-mailadres voor persoonsgegevens informatie over of een kopie van de toepasselijke waarborgen opvragen.

13. Bewaartermijnen

De gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. De concrete termijn hangt af van het doel, de overeenkomst, de wettelijke verplichtingen, de verjaringstermijnen, een te verwachten geschil en de instructies van de Klant.

14. Beveiliging

Wij passen op het risico afgestemde technische en organisatorische maatregelen toe, waaronder:

• versleuteling tijdens de overdracht (HTTPS/TLS) voor alle interfaces en HTTP-beveiligingsheaders;
• versleutelde opslag van de bijzondere categorieën van persoonsgegevens en van de toegangscodes in de federatiemodule; wachtwoorden worden uitsluitend opgeslagen als hash met een modern algoritme (Argon2id);
• een rollenmodel met minimale rechten en logische scheiding van de gegevens van elke Klant; ouders, trainers, clubs en federaties zien alleen de gegevens die zij nodig hebben;
• beveiliging van sessies (beperkte duur, beveiligde cookies), beperking en tijdelijke blokkering na herhaalde mislukte aanmeldpogingen, tweestapsverificatie voor de beheerderstoegang van de exploitant;
• logbestanden van de toegang tot gevoelige gegevens en van beheerdershandelingen;
• regelmatige back-ups in de EU, beheer van kwetsbaarheden en updates, periodieke beveiligingsbeoordelingen en een incidentprocedure;
• contractuele geheimhouding voor alle personen met toegang.

Gebruikers zijn verplicht hun inloggegevens te beschermen en ons bij een vermoeden van misbruik onmiddellijk te informeren via support@evolixsport.com. Geen enkel internetsysteem kan absolute veiligheid garanderen. Bij een beveiligingsinbreuk documenteren wij het geval, beoordelen wij het risico en informeren wij, waar nodig, de Commissie voor de bescherming van persoonsgegevens (CPDP) binnen 72 uur nadat wij er kennis van hebben genomen, de getroffen Klanten zonder onredelijke vertraging en de getroffen betrokkenen wanneer een hoog risico voor hun rechten waarschijnlijk is.

15. Cookies en externe bronnen

Wij gebruiken uitsluitend strikt noodzakelijke cookies, waarvoor geen toestemming vereist is. Wij gebruiken geen analytische, advertentie- of trackingcookies en volgen gebruikers niet na het aanmelden op het platform.

Indien wij in de toekomst niet-noodzakelijke cookies of analytische technologieën invoeren, worden deze uitsluitend geactiveerd na voorafgaande geldige toestemming via een paneel waarin weigeren even eenvoudig is als aanvaarden, en zonder dat niet-noodzakelijke scripts vóór de keuze worden geladen.

16. Rechten van betrokkenen

Onder de voorwaarden van de AVG heeft iedere betrokkene recht op informatie en inzage in zijn gegevens; rectificatie; wissing; beperking van de verwerking; overdraagbaarheid; bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang; intrekking van gegeven toestemming zonder dat dit de rechtmatigheid van de verwerking tot dat moment aantast; bescherming bij geautomatiseerde besluitvorming; en het indienen van een klacht bij een toezichthoudende autoriteit.

Verzoeken kunnen worden ingediend via office@evolixsport.com. Geregistreerde gebruikers kunnen zelf een kopie van hun gegevens in een machineleesbaar formaat (JSON) downloaden en vanuit hun profiel op het platform een verzoek tot wissing indienen. Ter bescherming van de gegevens kan een proportionele identiteitsverificatie worden gevraagd. Een antwoord wordt gegeven zonder onredelijke vertraging en in de regel binnen een maand; bij complexe of talrijke verzoeken kan de termijn met nog eens twee maanden worden verlengd, waarover de betrokkene wordt geïnformeerd.

Wanneer EvolixSport gegevens uitsluitend in opdracht van een Klant verwerkt, wordt het verzoek binnen 5 werkdagen doorgestuurd naar de betreffende verwerkingsverantwoordelijke (de club of federatie), waarbij EvolixSport de overeengekomen bijstand verleent. De Klant is verantwoordelijk voor de definitieve beslissing op het verzoek.

Een klacht kan worden ingediend bij de Commissie voor de bescherming van persoonsgegevens (CPDP), bul. „Prof. Tsvetan Lazarov“ 2, 1592 Sofia, Bulgarije, cpdp.bg, onverminderd het recht op een voorziening in rechte. Betrokkenen in andere EU-landen kunnen zich wenden tot de toezichthoudende autoriteit van hun woonplaats.

17. Verplichte en vrijwillige verstrekking

Velden die nodig zijn voor registratie, overeenkomst, licentieverlening, beveiliging of een wettelijke verplichting worden als verplicht aangeduid. Zonder deze gegevens kan de betreffende dienst mogelijk niet worden geleverd. Gegevens voor optionele functies, marketing of personalisatie worden vrijwillig verstrekt; weigering beperkt de basisdienst niet wanneer de gegevens daarvoor niet nodig zijn.

18. Wijzigingen van de verklaring

De verklaring wordt herzien bij een wijziging van functionaliteit, AI-model, leverancier, gegevenscategorie, doel, rechtsgrond, doorgifte of wettelijke eis. De actuele versie wordt gepubliceerd met een versienummer en datum. Bij wezenlijke wijzigingen wordt een passende kennisgeving gedaan, in het platform of per e-mail, en wordt waar nodig opnieuw om toestemming gevraagd.

19. Contact

Vragen en verzoeken over persoonsgegevens kunnen worden gericht aan EvolixSport via e-mail office@evolixsport.com. Technische vragen: support@evolixsport.com. Functionaris voor gegevensbescherming: niet aangesteld (niet verplicht voor de exploitant); verzoeken worden via bovenstaand e-mailadres behandeld.