Eén Ecosysteem.
Twee Krachtige Oplossingen.

1. Definities

• „EvolixSport“, „wij“: de exploitant van het Platform, vermeld in artikel 2.
• „Platform“ of „Dienst“: de website evolixsport.com, de applicaties Evolix Club en Evolix Federation, het ouderportaal, DimAI, de programmeerinterfaces (API's), de documentatie en de daarmee verbonden diensten.
• „Klant“: een sportclub, academie, federatie of andere organisatie die een account registreert en een overeenkomst met ons sluit.
• „Gebruiker“: iedere natuurlijke persoon die het Platform gebruikt via een account dat door de Klant of op diens uitnodiging is aangemaakt (beheerder, trainer, sporter, ouder, scheidsrechter, official).
• „Klantgegevens“: alle gegevens, met inbegrip van persoonsgegevens, die de Klant en zijn Gebruikers in het Platform invoeren of genereren.
• „DimAI“: de functionaliteiten met kunstmatige intelligentie in het Platform (chatassistent, analyses, aanbevelingen, videoanalyse, automatisch gegenereerde inhoud).
• „Plan“: het door de Klant gekozen abonnementspakket met bepaalde functies, limieten en, waar van toepassing, een prijs.

2. Exploitant en aanvaarding van de voorwaarden

Het Platform wordt aangeboden door:

De voorwaarden zijn van toepassing op elke toegang tot het Platform. De Klant aanvaardt ze bij de registratie door het daarvoor bestemde vakje aan te vinken; de Gebruikers aanvaarden ze bij de eerste aanmelding. De persoon die een Klant registreert, verklaart bevoegd te zijn om de Klant te vertegenwoordigen en aan deze voorwaarden te binden. Indien u niet akkoord gaat met de voorwaarden, gebruik het Platform dan niet.

Afzonderlijke schriftelijke overeenkomsten met federaties of grote organisaties hebben bij strijdigheid voorrang op deze voorwaarden.

3. Diensten en modules

Het Platform omvat, afhankelijk van het gekozen Plan:

• Evolix Club: clubbeheer, waaronder spelers, trainers, teams en leeftijdsgroepen, trainingen en aanwezigheid, fysieke en cognitieve tests, statistieken, doelen en prestaties, clubfinanciën, ouderportaal, meldingen en documenten;
• Evolix Federation: federatiebeheer, waaronder clubs en organisaties, spelersregistratie en licenties, competities, wedstrijdformulieren met elektronische handtekening en offlinemodus, scheidsrechters, tuchtprocedures, documenten en circulaires, klassementen en statistieken;
• DimAI: assistent met kunstmatige intelligentie voor analyses, rapporten, tactische en conditionele aanbevelingen en videoanalyse van bewegingen;
• Integraties en API: gegevensuitwisseling tussen de club- en de federatiemodule en, op verzoek, met externe systemen;
• Documentatie en ondersteuning: docs.evolixsport.com en info@evolixsport.com.

Wij ontwikkelen het Platform voortdurend door en kunnen functies toevoegen, wijzigen of verwijderen. Functies die als gepland of als bètaversie zijn aangeduid, worden aangeboden zonder garantie van beschikbaarheid. Een wezenlijke beperking van een functie die in een betaald Plan is inbegrepen, wordt vooraf aangekondigd.

4. Registratie en accounts

• Bij de registratie wordt juiste, volledige en actuele informatie verstrekt, die gedurende de gehele looptijd van de overeenkomst actueel wordt gehouden.
• De Klant wijst een beheerder aan die de gebruikersaccounts en hun rechten aanmaakt en beheert. De Klant is ervoor verantwoordelijk dat uitsluitend daartoe gerechtigde personen toegang krijgen en dat de toegang van vertrokken personen tijdig wordt beëindigd.
• Iedere Gebruiker is verantwoordelijk voor het beschermen van zijn inloggegevens. Wachtwoorden worden niet gedeeld. Handelingen die via een account worden verricht, worden geacht te zijn verricht door de houder ervan, tenzij deze aantoont dat hij ons onmiddellijk over een compromittering heeft geïnformeerd.
• Bij een vermoeden van ongeautoriseerde toegang informeren de Gebruiker en de Klant ons onmiddellijk via info@evolixsport.com.
• Wij kunnen een verificatie van de identiteit of de vertegenwoordigingsbevoegdheid verlangen bij de registratie van een Klant, bij een verzoek tot herstel van de toegang en bij de uitoefening van rechten.

5. Gebruikers van de Klant, sporters en kinderen

De Klant voert in het Platform gegevens in over zijn sporters, trainers, ouders en officials en bepaalt de doeleinden van de verwerking daarvan. De Klant garandeert dat:

• hij over een geldige rechtsgrond beschikt voor de verwerking van deze gegevens, met inbegrip van de bijzondere categorieën van persoonsgegevens (gezondheidsgegevens, zelfbeoordelingen van de gesteldheid), en dat hij de betrokkenen heeft geïnformeerd over de verwerking en over het gebruik van EvolixSport;
• voor kinderen jonger dan 14 jaar toestemming of machtiging van een ouder of voogd is verkregen wanneer de verwerking op toestemming berust, en dat het profiel van het kind wordt aangemaakt door de Klant of door een ouder/wettelijke vertegenwoordiger;
• toegang tot het ouderportaal uitsluitend wordt verleend aan personen met een bevestigd ouderlijk gezag of een bevestigde vertegenwoordigingsbevoegdheid, via een door de Klant uitgegeven uitnodiging;
• foto's en video's van kinderen buiten het Platform uitsluitend worden gepubliceerd op basis van een afzonderlijke rechtsgrond.

De voorwaarden voor de gegevensverwerking door ons als verwerker staan in het onderdeel Gegevensbescherming (GDPR) en vormen een integraal onderdeel van de overeenkomst met de Klant.

6. Toegang en plannen

Momenteel wordt EvolixSport kosteloos aangeboden: nieuw geregistreerde clubs krijgen proef- of gratis toegang met de functionele beperkingen die bij de registratie en in de actuele informatie over de plannen op de website worden vermeld, en federaties en grotere organisaties krijgen toegang op basis van een individuele afspraak. De plannen en hun limieten (modules, aantal spelers en trainers, opslagruimte voor bestanden) zijn beschreven op de website en in het abonnementspaneel en worden technisch toegepast.

De invoering van betaalde plannen wordt ten minste 30 dagen vooraf aangekondigd; tot die tijd zijn geen vergoedingen verschuldigd en worden geen betaalgegevens verzameld. De gratis toegang verplicht ons niet om bepaalde functies voor onbepaalde tijd kosteloos in stand te houden; op een wezenlijke beperking is artikel 3 van toepassing.

7. Prijzen, betaling en facturering

• De prijzen worden vermeld in euro. Voor Klanten die in een EU-lidstaat voor de btw zijn geregistreerd en in andere wettelijk voorziene gevallen wordt al dan niet btw in rekening gebracht overeenkomstig de toepasselijke regels; de eindprijs inclusief belastingen wordt getoond voordat de betaling wordt bevestigd.
• Onlinebetalingen zullen verlopen via een vergunninghoudende betaaldienstverlener, die vóór de activering in de Privacyverklaring en in de lijst van subverwerkers wordt vermeld. Wij zullen geen betaalkaartnummers opslaan. Federaties en grote organisaties zullen per bankoverschrijving kunnen betalen op basis van een uitgereikte factuur.
• Maandelijkse en jaarlijkse Plannen worden automatisch verlengd voor dezelfde periode, tenzij de Klant ze vóór het einde van de lopende periode opzegt via het abonnementspaneel of schriftelijk. De opzegging gaat in aan het einde van de betaalde periode; voor de lopende periode betaalde bedragen worden niet terugbetaald, tenzij de wet anders bepaalt.
• Bij een mislukte betaling informeren wij de Klant en doen wij nieuwe pogingen. Indien de betaling niet binnen 14 dagen is verricht, kunnen wij de toegang beperken tot een alleen-lezenmodus en na nog eens 30 dagen de overeenkomst beëindigen.
• Prijswijzigingen worden ten minste 30 dagen vooraf aangekondigd en gelden vanaf de eerstvolgende verlengingsperiode. Een Klant die de nieuwe prijs niet aanvaardt, kan de overeenkomst opzeggen voordat deze van kracht wordt.
• Facturen worden elektronisch uitgereikt en beschikbaar gesteld in het abonnementspaneel of per e-mail.

8. Beëindiging en gegevens na beëindiging

• De Klant kan de overeenkomst te allen tijde opzeggen met ingang van het einde van de lopende betaalde periode. Wij kunnen de overeenkomst opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van 30 dagen, en met onmiddellijke ingang bij een wezenlijke schending van deze voorwaarden, bij niet-betaling na aanmaning, bij misbruik van de beveiliging of wanneer de wet dit vereist. Bij gratis toegang heeft de opzegging door de Klant onmiddellijke werking.
• Na beëindiging wordt de toegang tot het account geblokkeerd. Binnen 90 dagen kan de Klant een export van de Klantgegevens in een gestructureerd, machineleesbaar formaat of herstel van het account aanvragen. Na afloop van deze termijn worden de gegevens gewist of geanonimiseerd, behalve voor zover de wet een langere bewaring vereist (bijv. boekhoudkundige bescheiden) of er een geschil aanhangig is.
• Sporthistorie en klassementen die deel uitmaken van officiële federatieregisters worden bewaard volgens de regels van de betreffende federatie als verwerkingsverantwoordelijke.
• Individuele Gebruikers kunnen hun gegevens zelf downloaden en vanuit hun profiel om wissing verzoeken; het verzoek wordt uitgevoerd in afstemming met de Klant als verwerkingsverantwoordelijke.

9. Toegestaan gebruik

Het Platform mag niet worden gebruikt voor: onwettige doeleinden; het invoeren van gegevens zonder rechtsgrond; het schenden van rechten van derden; het uploaden van kwaadaardige code; pogingen tot ongeautoriseerde toegang, het omzeilen van beperkingen of beveiligingstests zonder onze schriftelijke toestemming; geautomatiseerde gegevensextractie; wederverkoop of het verlenen van toegang aan derden buiten de organisatie van de Klant; intimidatie, discriminatie of inhoud die ongeschikt is voor kinderen. Bij een overtreding kunnen wij de toegang beperken of beëindigen en de bevoegde autoriteiten informeren.

10. DimAI en functies met kunstmatige intelligentie

• DimAI genereert algemene sportieve, tactische, conditionele en informatieve aanbevelingen op basis van de ingevoerde gegevens. De resultaten kunnen onvolledig of onjuist zijn en vormen ondersteunende informatie, geen professioneel advies. DimAI geeft geen medisch, psychologisch of juridisch advies en vervangt geen arts, fysiotherapeut, psycholoog, trainer of scheidsrechter.
• Elke beslissing over gezondheid, belasting, selectie, licentieverlening, tuchtmaatregelen, contracten, deelname of uitsluiting wordt genomen door een bevoegd persoon, die daarvoor de verantwoordelijkheid draagt. De Klant zorgt voor dit menselijk toezicht.
• Gebruikers voeren in DimAI geen medische diagnoses, identiteitsdocumenten, betaalgegevens of andere gevoelige gegevens in, tenzij een specifieke functie daar uitdrukkelijk voor bestemd is.
• Door DimAI gegenereerde inhoud (rapporten, artikelen, samenvattingen) wordt aangeduid als gegenereerd met kunstmatige intelligentie en is vóór publicatie onderworpen aan redactionele controle door de Klant.
• De Gebruiker kan om een menselijke beoordeling verzoeken en een resultaat betwisten via office@evolixsport.com. Gedetailleerde informatie over de verwerking en de leveranciers staat in de Privacyverklaring.

11. Klantgegevens en intellectuele eigendom

• De Klantgegevens blijven eigendom van de Klant en van de betreffende personen. De Klant verleent ons een niet-exclusief recht om ze uitsluitend te verwerken voor het leveren, onderhouden, beveiligen en verbeteren van de Dienst overeenkomstig de overeenkomst en het toepasselijke recht.
• Wij mogen geaggregeerde en geanonimiseerde statistische gegevens, waaruit geen persoon of specifieke Klant kan worden geïdentificeerd, gebruiken voor productontwikkeling en openbare statistieken over het Platform.
• De software, het ontwerp, de kennisbanken, de merken „EvolixSport“ en „DimAI“, de documentatie en alle door ons gecreëerde inhoud zijn ons eigendom of aan ons in licentie gegeven. De Klant verkrijgt een beperkt, niet-exclusief en niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de looptijd van de overeenkomst. Kopiëren, decompileren, reverse engineering en het maken van afgeleide producten zijn verboden.
• Feedback en verbetervoorstellen mogen door ons zonder beperking en zonder vergoeding worden gebruikt.

12. Gegevensbescherming en beveiliging

Voor de Klantgegevens treden wij op als verwerker in de zin van art. 28 AVG en de Klant als verwerkingsverantwoordelijke. De verwerkersovereenkomst, de lijst van subverwerkers, de technische en organisatorische maatregelen en de procedure bij inbreuken zijn gepubliceerd in het onderdeel Gegevensbescherming (GDPR). Voor onze eigen activiteiten (accounts, facturering, beveiliging, ondersteuning) zijn wij verwerkingsverantwoordelijke overeenkomstig de Privacyverklaring. Wij informeren de Klant zonder onredelijke vertraging over een beveiligingsinbreuk die zijn gegevens treft.

13. Beschikbaarheid, ondersteuning en wijzigingen

• Wij spannen ons in om het Platform ononderbroken beschikbaar te houden, met uitzondering van gepland onderhoud, dat wij waar mogelijk vooraf aankondigen, en van omstandigheden buiten onze invloed. Een gegarandeerd beschikbaarheidsniveau en reactietijden worden uitsluitend in een schriftelijke overeenkomst afgesproken.
• Technische ondersteuning wordt op werkdagen geboden per e-mail via info@evolixsport.com en via het ticketsysteem in het Platform. Plannen met prioriteitsondersteuning worden met voorrang beantwoord.
• Wij maken regelmatig back-ups. De Klant is ervoor verantwoordelijk de voor hem kritieke gegevens periodiek te exporteren.

14. Aansprakelijkheid en garanties

• Het Platform wordt geleverd met de zorg van een goed opdrachtnemer. Wij garanderen niet dat het aan alle specifieke eisen van de Klant voldoet of dat het zonder onderbrekingen en fouten functioneert.
• Wij zijn niet aansprakelijk voor de inhoud en juistheid van de Klantgegevens, voor beslissingen die op basis van DimAI-resultaten worden genomen, voor handelingen van Gebruikers in strijd met deze voorwaarden, noch voor verliezen veroorzaakt door omstandigheden buiten onze redelijke invloed.
• Onze totale aansprakelijkheid jegens de Klant voor alle vorderingen uit de overeenkomst is beperkt tot de bedragen die de Klant heeft betaald in de 12 maanden voorafgaand aan de gebeurtenis. Wij zijn niet aansprakelijk voor gederfde winst en indirecte schade. Bij gratis gebruik is onze totale aansprakelijkheid beperkt tot 500 euro.
• De beperkingen gelden niet bij opzet of grove schuld, bij schade aan leven of gezondheid en in de gevallen waarin de wet een beperking van de aansprakelijkheid niet toestaat.
• De Klant vrijwaart ons tegen aanspraken van derden die voortvloeien uit door hem zonder rechtsgrond ingevoerde gegevens of uit een schending van deze voorwaarden.

15. Partnerprogramma

Deelname aan het partnerprogramma (het aanbrengen van nieuwe Klanten tegen een commissie) wordt geregeld door afzonderlijke voorwaarden die bij de registratie als partner worden aanvaard. Partners vertegenwoordigen EvolixSport niet en kunnen geen verplichtingen namens ons aangaan.

16. Gebruikers die natuurlijke personen zijn

Sporters, ouders en andere Gebruikers krijgen toegang tot het Platform via hun club of federatie en betalen ons geen vergoeding. Indien een natuurlijke persoon als consument in de zin van de Bulgaarse Wet consumentenbescherming op afstand een overeenkomst onder bezwarende titel met ons sluit, heeft hij het recht deze binnen 14 dagen na het sluiten ervan te herroepen, tenzij hij uitdrukkelijk om aanvang van de uitvoering heeft verzocht en heeft bevestigd dat hij zijn herroepingsrecht verliest bij volledige uitvoering. Consumenten kunnen ook gebruikmaken van het Europese platform voor onlinegeschillenbeslechting: ec.europa.eu/consumers/odr.

17. Wijzigingen van de voorwaarden

Wij kunnen deze voorwaarden wijzigen bij een verandering van de dienst, het juridisch kader of het bedrijfsmodel. Wezenlijke wijzigingen worden ten minste 30 dagen vooraf aangekondigd via het Platform of per e-mail. Voortzetting van het gebruik nadat de wijzigingen van kracht zijn geworden, geldt als aanvaarding ervan. Een Klant die niet akkoord gaat, kan de overeenkomst opzeggen voordat de wijzigingen van kracht worden.

18. Toepasselijk recht en geschillen

Op deze voorwaarden is Bulgaars recht van toepassing; voor Klanten uit andere landen geldt dit voor zover de dwingende bepalingen van hun eigen recht niet anders bepalen. Partijen spannen zich in om geschillen binnen 30 dagen in onderling overleg op te lossen. Onopgeloste geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde Bulgaarse rechter van de vestigingsplaats van de exploitant, tenzij de wet voor consumenten een andere bevoegde rechter aanwijst.

19. Slotbepalingen

Indien een afzonderlijke bepaling ongeldig is, laat dit de overige bepalingen onverlet. Deze voorwaarden vormen samen met de Privacyverklaring, het onderdeel „Gegevensbescherming (GDPR)“ en de beschrijving van het gekozen Plan de volledige overeenkomst tussen partijen ten aanzien van het onderwerp ervan. De voorwaarden zijn gepubliceerd in het Bulgaars, Engels, Duits en Nederlands; bij strijdigheid heeft de Bulgaarse versie voorrang.

20. Contact

EvolixSport: info@evolixsport.com (ondersteuning), office@evolixsport.com (overeenkomsten, persoonsgegevens).

1. Onderwerp en toepassingsgebied

Deze verklaring legt uit hoe persoonsgegevens worden verwerkt bij het bezoeken en gebruiken van de website evolixsport.com, het platform Evolix Club (https://club.evolixsport.com), Evolix Federation (https://fed.evolixsport.com), het ouderportaal, de mobiele en daarmee verbonden interfaces, de programmeerinterfaces (API's), de systemen voor ondersteuning, betaling en communicatie, alsook de functionaliteiten met kunstmatige intelligentie die als DimAI zijn aangeduid.

De verklaring is van toepassing op sporters, met inbegrip van minderjarigen, ouders en wettelijke vertegenwoordigers, trainers, medewerkers en vertegenwoordigers van clubs en federaties, scheidsrechters en officials, medische en andere professionals, websitebezoekers, potentiële klanten, partners in het partnerprogramma en alle overige gebruikers.

De verwerking vindt plaats in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 (AVG), de Bulgaarse Wet bescherming persoonsgegevens en de toepasselijke bepalingen van Verordening (EU) 2024/1689 (AI-verordening, „AI Act“).

2. Wie de persoonsgegevens verwerkt

2.1. Verwerkingsverantwoordelijke voor de eigen activiteiten van EvolixSport

Verwerkingsverantwoordelijke voor het beheer van de website, de registratie en het beheer van klantaccounts, overeenkomsten en abonnementen, betalingen, beveiliging, ondersteuning, het partnerprogramma, marketing en de ontwikkeling van de dienst is:

2.2. Verwerking voor clubs en federaties

Wanneer een club, academie of federatie („Klant“) bepaalt welke personen worden geregistreerd, welke sportieve, registratie-, medische, financiële of andere gegevens worden ingevoerd en voor welke doeleinden ze worden gebruikt, is de Klant de verwerkingsverantwoordelijke en verwerkt EvolixSport de gegevens namens hem op grond van een overeenkomst in de zin van art. 28 AVG. De voorwaarden van deze overeenkomst zijn gepubliceerd in het onderdeel Gegevensbescherming (GDPR).

De Klant is verplicht de betrokkenen zelf te informeren en te zorgen voor een passende rechtsgrond, met inbegrip van toestemming van een ouder waar nodig. EvolixSport treedt niet in de plaats van deze verplichtingen. Wanneer EvolixSport zelfstandig doeleinden bepaalt, bijvoorbeeld beveiliging, facturering, het voorkomen van misbruik of productontwikkeling, wordt zijn rol voor de betreffende activiteit afzonderlijk bepaald.

Indien EvolixSport en een sportorganisatie gezamenlijk de doeleinden en de essentiële middelen van een bepaalde verwerking bepalen, wordt een regeling in de zin van art. 26 AVG getroffen en wordt de kern daarvan aan de betrokkenen beschikbaar gesteld.

3. Basisbeginselen

De gegevens worden rechtmatig, behoorlijk en transparant verwerkt; voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven doeleinden; in de minimaal noodzakelijke omvang; juist en actueel; gedurende een beperkte periode; met passende beveiliging en met gedocumenteerde verantwoording. Gebruik van gegevens voor onverenigbare doeleinden of het invoeren van gevoelige informatie in een module met kunstmatige intelligentie zonder vooraf vastgestelde rechtsgrond, noodzaak en waarborgen is niet toegestaan.

4. Categorieën persoonsgegevens

Afhankelijk van de gebruikte modules en van wat de Klant heeft besloten in te voeren, kunnen de volgende categorieën worden verwerkt:

• Identificatie- en registratiegegevens: namen, geboortedatum, geslacht, nationaliteit (alleen in de federatiemodule), profielfoto, interne identificatiecode, licentienummer of registratienummer. EvolixSport verzamelt geen Bulgaars persoonsnummer (EGN) en geen kopieën van identiteitsdocumenten; sporters worden geïdentificeerd via een interne code.
• Contactgegevens: e-mail, telefoon, adres, contactpersoon voor noodgevallen (voor sporters), voorkeurstaal.
• Gegevens van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger: namen, e-mail, telefoon, relatie tot het kind, vermelding van de gegeven ouderlijke toestemming en de datum daarvan.
• Aansluiting bij club en federatie: club, team, leeftijdsgroep, positie, rugnummer, licenties en registratie, transfers, deelnames, scheidsrechtersaanstellingen en -beoordelingen, tuchtprocedures en -beslissingen (alleen in de federatiemodule).
• Sportgegevens: trainingen, aanwezigheid, uitslagen van wedstrijden en toernooien, statistieken, resultaten van fysieke en cognitieve tests, vaardigheidsbeoordelingen, doelen, prestaties en activiteitspunten.
• Fysieke meetwaarden: lengte, gewicht, VO₂max, hartslag, tijd, snelheid en andere metingen uit tests (Beep, Yo-Yo, Cooper, sprint, kracht, lenigheid enz.).
• Zelfbeoordelingen van de gesteldheid: antwoorden in welzijnsvragenlijsten en het trainingsdagboek (slaap, vermoeidheid, belasting, spierpijn, energie, stemming). Omdat ze informatie over de gezondheid kunnen onthullen, behandelen wij ze als gegevens in de zin van art. 9 AVG.
• Gezondheidsgegevens: alleen wanneer een specifieke module ze verzamelt: in de federatiemodule medische geschiktheidsverklaringen (nummer, datum van het onderzoek, geldigheidsduur, arts en zorginstelling, geschiktheidsoordeel, beperkingen en, indien vermeld, diagnose) en verzekeringspolissen; in de clubmodule de status „geblesseerd“ en aantekeningen van de trainer over beperkingen. Ze worden uitsluitend ingevoerd door geautoriseerde personen van de Klant; in de federatiemodule worden ze versleuteld opgeslagen.
• Foto's, video's en daaruit afgeleide kenmerken: profielfoto's; mediabestanden van de federatie; video-opnamen die door een trainer of sporter zijn geüpload voor bewegingsanalyse, en de daaruit afgeleide lichaamskernpunten (houding). Er vindt geen gezichts-, stem- of emotieherkenning plaats. Audio-opnamen worden momenteel niet verwerkt.
• Financiële en contractuele gegevens: plan en toegangsstatus; contributies en bijdragen die de club voor eigen doeleinden invoert. Momenteel biedt EvolixSport geen betaalde plannen aan en verzamelt het geen betaalgegevens. Bij de invoering van betaalde plannen zullen volledige betaalkaartgegevens uitsluitend door een vergunninghoudende betaaldienstverlener worden verwerkt en nooit onze servers bereiken; deze verklaring wordt vooraf geactualiseerd.
• Communicatie: verzoeken aan de ondersteuning, berichten in het systeem, meldingen en feedback.
• Technische gegevens: IP-adres, browser- en apparaattype, tijdstip van aanmelding, sessie-identificatiecode, beveiligingslogbestanden (mislukte aanmeldpogingen, blokkeringen) en logbestanden van handelingen in het systeem.
• Gegevens in verband met DimAI: de vragen aan de assistent, de gebruikte sportcontext, de gegenereerde antwoorden, analyses en aanbevelingen, alsook metagegevens over het verzoek (type, duur, aantal tokens, de eerste 200 tekens van het bericht) ten behoeve van beveiliging en verantwoording.
• Partnergegevens: bij deelname aan het partnerprogramma: namen, e-mail, telefoon, verwijzingscode, gerealiseerde aanbrengingen en commissies.
• Gegevens voor elektronische ondertekening en verificatie: in de federatiemodule: namen, rol, tijdstip en technische gegevens bij het elektronisch ondertekenen van wedstrijdformulieren; tijdelijke pincodes voor officials. Om de integriteit van een wedstrijdformulier aan te tonen, kan in een gedistribueerd register (distributed ledger) uitsluitend een cryptografische hash worden gepubliceerd die geen persoonsgegevens bevat.
• Cookies: uitsluitend strikt noodzakelijke cookies overeenkomstig artikel 15.

5. Bronnen van de gegevens

De gegevens kunnen worden verstrekt door de betrokkene zelf, door een ouder of wettelijke vertegenwoordiger, door de club, academie of federatie (trainer, beheerder, geautoriseerde professional), worden gegenereerd bij het gebruik van het platform (resultaten, statistieken, logbestanden), worden ontvangen van een gekoppeld club- of federatiesysteem in het kader van een aangevraagde integratie, of worden afgeleid uit de analyse van toegestane video-opnamen en statistische gegevens.

Er worden geen gegevens uit openbare of externe bronnen geïmporteerd enkel omdat ze technisch toegankelijk zijn. Voor elke bron worden de rechtmatigheid, de kwaliteit en het gebruiksrecht gedocumenteerd.

6. Doeleinden en rechtsgronden

7. Gegevens van kinderen

EvolixSport is mede bestemd voor sportclubs en academies, waardoor de verwerking van gegevens van kinderen een voorzienbare kernactiviteit is. Er gelden verhoogde transparantie, minimalisering, beperkte toegang en privacyvriendelijke standaardinstellingen.

• Wanneer het rechtstreeks aanbieden van een dienst aan een kind op toestemming berust, wordt de toestemming voor een kind jonger dan 14 jaar gegeven of toegestaan door een ouder of voogd, overeenkomstig het Bulgaarse recht. De identiteit en de vertegenwoordigingsbevoegdheid worden op proportionele wijze geverifieerd.
• Het profiel van een kind wordt aangemaakt door de Klant (trainer of beheerder van de club) of door een ouder/wettelijke vertegenwoordiger. De ouder krijgt uitsluitend toegang tot de gegevens van het kind via het ouderportaal na een door de club uitgegeven uitnodiging met code en ziet alleen de gegevens van het betreffende kind.
• Wanneer de rechtsgrond een overeenkomst, een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang van de organisatie is, wordt geen formele toestemming verzameld louter als schijnbare waarborg.
• Gegevens van kinderen worden niet gebruikt voor gedragsgerichte reclame, profilering met commerciële doeleinden of het trainen van modellen. Het publiceren van foto's en video's van kinderen voor promotionele doeleinden of op sociale media wordt los van de deelname aan de sportactiviteit geregeld en vereist een afzonderlijke rechtsgrond.
• Bij het bereiken van de meerderjarigheid kan de sporter de controle over zijn profiel overnemen; de toegang van de ouder wordt op zijn verzoek of op verzoek van de Klant beëindigd.

8. Foto's, video's en videoanalyse

Foto's en video-opnamen mogen uitsluitend worden verwerkt voor sportanalyse, tactische voorbereiding, statistieken, wedstrijdverslaglegging, beveiliging of communicatie indien het doel vooraf is bepaald en de betrokkenen zijn geïnformeerd. Voor elke functie worden het soort opname, de reikwijdte, de toegang, de bewaartermijn, de mogelijkheid tot downloaden en de gevolgen van een weigering vastgesteld.

De videoanalysemodule leidt uit de opname lichaamskernpunten (houding en beweging) af om techniek en belasting te beoordelen. Het automatisch afleiden van kenmerken van lichaam en beweging is geen biometrische identificatie: het systeem beoogt geen unieke herkenning van een persoon en vergelijkt geen gezichten of stemmen tussen opnamen. Indien in de toekomst een functie voor biometrische identificatie wordt voorzien, wordt deze niet geactiveerd zonder een afzonderlijke juridische analyse, een effectbeoordeling en een toepasselijke rechtsgrond op grond van art. 9 AVG.

De videoanalyse wordt uitgevoerd op onze infrastructuur in de EU. Momenteel worden videobestanden niet naar externe leveranciers verzonden. Indien wij een externe leverancier voor videoanalyse activeren, wordt deze vóór de activering aan de lijst van subverwerkers toegevoegd.

9. Gebruik van kunstmatige intelligentie: DimAI

9.1. Transparantie

Vóór een rechtstreekse interactie wordt de gebruiker er duidelijk op gewezen dat hij communiceert met een systeem met kunstmatige intelligentie en niet met een mens. DimAI geeft algemene sportieve, tactische, conditionele en informatieve aanbevelingen. Deze vervangen geen arts, psycholoog, fysiotherapeut, trainer, scheidsrechter of andere gekwalificeerde persoon. Door kunstmatige intelligentie gegenereerde inhoud (bijvoorbeeld automatische wedstrijdverslagen of artikelen) wordt als zodanig aangeduid wanneer de AI-verordening dit vereist.

9.2. Invoergegevens en leverancier

DimAI maakt gebruik van een extern taalmodel dat wordt geleverd door Groq, Inc. (Verenigde Staten). Aan de leverancier worden uitsluitend de tekstgegevens doorgegeven die voor het specifieke verzoek nodig zijn: de vraag van de gebruiker en de sportcontext, bijvoorbeeld de naam of initialen van een sporter, leeftijdsgroep, positie, testresultaten, aanwezigheid, zelfbeoordelingen en statistieken. In de federatiemodule worden de namen vóór verzending gepseudonimiseerd. Niet doorgegeven worden: contactgegevens, betaalgegevens, medische documenten, foto's of video's. Volgens de toepasselijke voorwaarden van de leverancier worden de verzoeken niet gebruikt voor het trainen of verbeteren van zijn modellen en worden ze na de verwerking van het verzoek niet door hem bewaard, behalve gedurende een korte periode ten behoeve van de beveiliging. De actuele lijst van leveranciers en doorgiftemechanismen staat in de artikelen 11 en 12.

Vóór de activering van een nieuwe AI-module documenteren wij de exacte invoer- en uitvoergegevens, het doel, de logica van de analyse, de bekende beperkingen, het menselijk toezicht en de categorieën betrokkenen.

9.3. Beperkingen en menselijk toezicht

Gebruikers mogen in DimAI geen medische diagnoses, psychologische beoordelingen, identiteitsdocumenten of andere gevoelige gegevens invoeren, tenzij de specifieke module uitdrukkelijk voor de verwerking daarvan is goedgekeurd en de interface daarover informeert.

Het resultaat van DimAI wordt behandeld als ondersteunende informatie. Beslissingen over gezondheid, belasting, selectie, licentieverlening, tuchtmaatregelen, contract, deelname of uitsluiting worden genomen door een bevoegd persoon die de bronnen kan controleren en de aanbeveling kan verwerpen.

EvolixSport gebruikt geen kunstmatige intelligentie voor emotieherkenning, sociale scoring, manipulatieve technieken of andere verboden praktijken in de zin van art. 5 van de AI-verordening. Indien een functie wordt ontwikkeld die onder de AI-systemen met een hoog risico valt, wordt deze niet uitgebracht zonder een nieuwe juridische en technische beoordeling.

9.4. Juistheid en bezwaren

Kunstmatige intelligentie kan onvolledige, onjuiste of ongepaste informatie genereren. Iedere gebruiker kan om een menselijke beoordeling verzoeken, een resultaat betwisten en een probleem melden via office@evolixsport.com. Wezenlijke fouten en de doorgevoerde correcties worden gedocumenteerd.

10. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

EvolixSport neemt geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die rechtsgevolgen hebben voor de betrokkene of hem anderszins in aanmerkelijke mate treffen. De sportieve beoordelingen en de aanbevelingen van DimAI worden onderworpen aan een betekenisvolle menselijke beoordeling door een trainer of een andere bevoegde persoon. Indien een dergelijk besluit wordt ingevoerd, wordt deze verklaring vóór de activering ervan aangevuld met informatie over de logica, het belang en de verwachte gevolgen, wordt het recht op menselijke tussenkomst, op het kenbaar maken van een standpunt en op betwisting gewaarborgd en wordt een effectbeoordeling uitgevoerd.

11. Ontvangers en verwerkers

Toegang tot persoonsgegevens kunnen krijgen: geautoriseerde personen van EvolixSport, uitsluitend voor zover nodig voor ondersteuning en beveiliging; de betreffende Klant en zijn geautoriseerde gebruikers overeenkomstig hun rollen; de hieronder vermelde leveranciers; accountants, advocaten en auditors waar nodig; bevoegde autoriteiten op wettelijke grondslag. Met elke verwerker is een overeenkomst in de zin van art. 28 AVG gesloten en het gebruik van subverwerkers wordt gecontroleerd.

De website laadt lettertypen en bibliotheken van contentleveringsnetwerken (Google Fonts, jsDelivr, unpkg). Bij het laden daarvan geeft de browser het IP-adres van de bezoeker door aan de betreffende leverancier. Deze leveranciers ontvangen geen andere gegevens van ons.

12. Internationale doorgiften

De applicaties, databases, bestanden en back-ups worden opgeslagen in een datacenter in Duitsland (EU). De enige doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte is die aan de leverancier van het taalmodel voor DimAI in de Verenigde Staten. Deze vindt plaats op grond van de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (art. 46, lid 2, onder c, AVG) en, wanneer de leverancier gecertificeerd is, op grond van het EU-VS Data Privacy Framework, met aanvullende maatregelen: doorgifte van uitsluitend de noodzakelijke tekstgegevens, pseudonimisering, versleuteling tijdens de overdracht en een contractueel verbod op gebruik voor training. Betrokkenen kunnen via het vermelde e-mailadres voor persoonsgegevens informatie over of een kopie van de toepasselijke waarborgen opvragen.

13. Bewaartermijnen

De gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. De concrete termijn hangt af van het doel, de overeenkomst, de wettelijke verplichtingen, de verjaringstermijnen, een te verwachten geschil en de instructies van de Klant.

14. Beveiliging

Wij passen op het risico afgestemde technische en organisatorische maatregelen toe, waaronder:

• versleuteling tijdens de overdracht (HTTPS/TLS) voor alle interfaces en HTTP-beveiligingsheaders;
• versleutelde opslag van de bijzondere categorieën van persoonsgegevens en van de toegangscodes in de federatiemodule; wachtwoorden worden uitsluitend opgeslagen als hash met een modern algoritme (Argon2id);
• een rollenmodel met minimale rechten en logische scheiding van de gegevens van elke Klant; ouders, trainers, clubs en federaties zien alleen de gegevens die zij nodig hebben;
• beveiliging van sessies (beperkte duur, beveiligde cookies), beperking en tijdelijke blokkering na herhaalde mislukte aanmeldpogingen, tweestapsverificatie voor de beheerderstoegang van de exploitant;
• logbestanden van de toegang tot gevoelige gegevens en van beheerdershandelingen;
• regelmatige back-ups in de EU, beheer van kwetsbaarheden en updates, periodieke beveiligingsbeoordelingen en een incidentprocedure;
• contractuele geheimhouding voor alle personen met toegang.

Gebruikers zijn verplicht hun inloggegevens te beschermen en ons bij een vermoeden van misbruik onmiddellijk te informeren via info@evolixsport.com. Geen enkel internetsysteem kan absolute veiligheid garanderen. Bij een beveiligingsinbreuk documenteren wij het geval, beoordelen wij het risico en informeren wij, waar nodig, de Commissie voor de bescherming van persoonsgegevens (CPDP) binnen 72 uur nadat wij er kennis van hebben genomen, de getroffen Klanten zonder onredelijke vertraging en de getroffen betrokkenen wanneer een hoog risico voor hun rechten waarschijnlijk is.

15. Cookies en externe bronnen

Wij gebruiken uitsluitend strikt noodzakelijke cookies, waarvoor geen toestemming vereist is. Wij gebruiken geen analytische, advertentie- of trackingcookies en volgen gebruikers niet na het aanmelden op het platform.

Indien wij in de toekomst niet-noodzakelijke cookies of analytische technologieën invoeren, worden deze uitsluitend geactiveerd na voorafgaande geldige toestemming via een paneel waarin weigeren even eenvoudig is als aanvaarden, en zonder dat niet-noodzakelijke scripts vóór de keuze worden geladen.

16. Rechten van betrokkenen

Onder de voorwaarden van de AVG heeft iedere betrokkene recht op informatie en inzage in zijn gegevens; rectificatie; wissing; beperking van de verwerking; overdraagbaarheid; bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang; intrekking van gegeven toestemming zonder dat dit de rechtmatigheid van de verwerking tot dat moment aantast; bescherming bij geautomatiseerde besluitvorming; en het indienen van een klacht bij een toezichthoudende autoriteit.

Verzoeken kunnen worden ingediend via office@evolixsport.com. Geregistreerde gebruikers kunnen zelf een kopie van hun gegevens in een machineleesbaar formaat (JSON) downloaden en vanuit hun profiel op het platform een verzoek tot wissing indienen. Ter bescherming van de gegevens kan een proportionele identiteitsverificatie worden gevraagd. Een antwoord wordt gegeven zonder onredelijke vertraging en in de regel binnen een maand; bij complexe of talrijke verzoeken kan de termijn met nog eens twee maanden worden verlengd, waarover de betrokkene wordt geïnformeerd.

Wanneer EvolixSport gegevens uitsluitend in opdracht van een Klant verwerkt, wordt het verzoek binnen 5 werkdagen doorgestuurd naar de betreffende verwerkingsverantwoordelijke (de club of federatie), waarbij EvolixSport de overeengekomen bijstand verleent. De Klant is verantwoordelijk voor de definitieve beslissing op het verzoek.

Een klacht kan worden ingediend bij de Commissie voor de bescherming van persoonsgegevens (CPDP), bul. „Prof. Tsvetan Lazarov“ 2, 1592 Sofia, Bulgarije, cpdp.bg, onverminderd het recht op een voorziening in rechte. Betrokkenen in andere EU-landen kunnen zich wenden tot de toezichthoudende autoriteit van hun woonplaats.

17. Verplichte en vrijwillige verstrekking

Velden die nodig zijn voor registratie, overeenkomst, licentieverlening, beveiliging of een wettelijke verplichting worden als verplicht aangeduid. Zonder deze gegevens kan de betreffende dienst mogelijk niet worden geleverd. Gegevens voor optionele functies, marketing of personalisatie worden vrijwillig verstrekt; weigering beperkt de basisdienst niet wanneer de gegevens daarvoor niet nodig zijn.

18. Wijzigingen van de verklaring

De verklaring wordt herzien bij een wijziging van functionaliteit, AI-model, leverancier, gegevenscategorie, doel, rechtsgrond, doorgifte of wettelijke eis. De actuele versie wordt gepubliceerd met een versienummer en datum. Bij wezenlijke wijzigingen wordt een passende kennisgeving gedaan, in het platform of per e-mail, en wordt waar nodig opnieuw om toestemming gevraagd.

19. Contact

Vragen en verzoeken over persoonsgegevens kunnen worden gericht aan EvolixSport via e-mail office@evolixsport.com. Technische vragen: info@evolixsport.com. Functionaris voor gegevensbescherming: niet aangesteld (niet verplicht voor de exploitant); verzoeken worden via bovenstaand e-mailadres behandeld.

1. Rollen onder de AVG

2. Verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG)

Dit onderdeel vormt een overeenkomst voor de verwerking van persoonsgegevens tussen de Klant (verwerkingsverantwoordelijke) en EvolixSport (verwerker) en maakt integraal deel uit van de Algemene voorwaarden. Klanten die een ondertekend exemplaar wensen of specifieke eisen hebben, kunnen ons schrijven via office@evolixsport.com.

2.1. Onderwerp, duur, aard en doel

Het onderwerp van de verwerking is het leveren van het platform EvolixSport als dienst. De verwerking duurt voort gedurende de looptijd van de overeenkomst en gedurende de termijn van punt 2.6 na beëindiging ervan. De aard van de verwerking omvat het verzamelen, opslaan, structureren, opvragen, raadplegen, analyseren, doorgeven binnen het platform, beperken en wissen. Het doel is het beheer van de sportactiviteiten van de Klant: administratie van sporters en staf, trainingen, tests, competities, licentieverlening, financieel en documentbeheer en ondersteuning via DimAI.

2.2. Soorten gegevens en categorieën betrokkenen

De categorieën gegevens en betrokkenen zijn beschreven in artikel 4 van de Privacyverklaring. Bijzondere categorieën van persoonsgegevens (gezondheidsgegevens, zelfbeoordelingen van de gesteldheid) worden uitsluitend verwerkt voor zover de Klant besluit ze in te voeren en een grondslag op grond van art. 9, lid 2, AVG waarborgt. Gegevens van kinderen worden verwerkt overeenkomstig artikel 7 van de Privacyverklaring.

2.3. Verplichtingen van de verwerker

EvolixSport:

• verwerkt de gegevens uitsluitend op basis van gedocumenteerde instructies van de Klant, ook met betrekking tot doorgiften aan derde landen, tenzij de wet anders vereist; in dat geval informeert EvolixSport de Klant vooraf, voor zover de wet dit toestaat; instructies worden gegeven via de instellingen en functies van het platform en schriftelijk;
• informeert de Klant onmiddellijk indien naar zijn oordeel een instructie in strijd is met de AVG of ander toepasselijk recht;
• waarborgt dat de personen met toegang tot de gegevens zich tot geheimhouding hebben verbonden en zijn opgeleid;
• past de beveiligingsmaatregelen van artikel 5 toe en actualiseert deze in overeenstemming met het risico;
• schakelt subverwerkers uitsluitend in onder de voorwaarden van artikel 3;
• ondersteunt de Klant met passende technische en organisatorische maatregelen bij het vervullen van verzoeken van betrokkenen op grond van hoofdstuk III van de AVG, onder meer via de functies voor export, rectificatie en wissing in het platform, en stuurt ontvangen verzoeken binnen 5 werkdagen door;
• ondersteunt de Klant ten aanzien van de beveiliging van de verwerking, de melding van inbreuken, de gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en de voorafgaande raadpleging van de toezichthoudende autoriteit;
• stelt de Klant de informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van art. 28 AVG aan te tonen en staat audits toe, met inbegrip van inspecties ter plaatse, uitgevoerd door de Klant of een door hem gemachtigde auditor, met een redelijke aankondigingstermijn (ten minste 30 dagen, behalve bij een incident), ten hoogste eenmaal per jaar en met inachtneming van de vertrouwelijkheid van andere klanten;
• houdt een register bij van de categorieën van verwerkingsactiviteiten die voor de Klant worden verricht.

2.4. Verplichtingen van de Klant

De Klant is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de gegevens en de instructies, voor het informeren van de betrokkenen, voor het bestaan van een rechtsgrond, met inbegrip van ouderlijke toestemming en een grondslag op grond van art. 9 AVG, voor de juistheid van de gegevens, voor het beheer van de gebruikersrollen en toegangsrechten binnen zijn organisatie en voor de beoordeling of en hoe hij DimAI gebruikt.

2.5. Beveiligingsinbreuken

EvolixSport informeert de Klant zonder onredelijke vertraging, en in de regel binnen 48 uur, nadat het kennis heeft genomen van een beveiligingsinbreuk die de gegevens van de Klant treft, en verstrekt daarbij de beschikbare informatie over de aard van de inbreuk, de categorieën en het geschatte aantal getroffen betrokkenen en persoonsgegevensregisters, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen maatregelen. De melding aan de toezichthoudende autoriteit en aan de getroffen betrokkenen is een verplichting van de Klant als verwerkingsverantwoordelijke; EvolixSport verleent bijstand.

2.6. Wissing en teruggave

Na beëindiging van de overeenkomst kan de Klant binnen 90 dagen zijn gegevens exporteren in een gestructureerd, machineleesbaar formaat. Na afloop van deze termijn wist of anonimiseert EvolixSport de gegevens, ook in de back-ups bij hun eerstvolgende cyclus, behalve voor zover het Unierecht of het recht van een lidstaat bewaring vereist. Op verzoek bevestigt EvolixSport de wissing schriftelijk.

3. Subverwerkers

De Klant verleent een algemene toestemming voor het gebruik van de volgende subverwerkers (verwerkers in de zin van art. 28, lid 2, AVG). Met elk van hen is een overeenkomst gesloten die dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming oplegt.

Van een voorgenomen wijziging, het toevoegen of vervangen van een subverwerker, stellen wij de Klanten ten minste 30 dagen vooraf op de hoogte via het platform of per e-mail. De Klant kan binnen deze termijn bezwaar maken op redelijke gronden die verband houden met gegevensbescherming; indien geen oplossing wordt gevonden, kan de Klant de overeenkomst voor de betreffende dienst zonder boete beëindigen. De actuele versie van de lijst is altijd op deze pagina gepubliceerd.

4. Internationale doorgiften

De gegevens worden opgeslagen en verwerkt in de Europese Unie (datacenter in Duitsland). De enige doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte is de verzending van tekstuele verzoeken aan de leverancier van het taalmodel voor DimAI in de Verenigde Staten. Deze berust op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie op grond van art. 46, lid 2, onder c, AVG en, wanneer de leverancier gecertificeerd is, op het EU-VS Data Privacy Framework. Aanvullende maatregelen: uitsluitend de noodzakelijke tekstgegevens worden doorgegeven, zonder contact-, betaal- of medische gegevens, foto's en video's; in de federatiemodule worden de namen gepseudonimiseerd; de verbinding is versleuteld; de leverancier is contractueel verplicht de gegevens niet voor training te gebruiken en ze na de verwerking niet te bewaren. Een Klant die geen doorgifte wenst, kan ervoor kiezen DimAI voor zijn organisatie niet te activeren. Een kopie van de toepasselijke waarborgen wordt op verzoek verstrekt.

5. Technische en organisatorische maatregelen

6. Beveiligingsinbreuken: procedure

1. Meldingen worden ontvangen via info@evolixsport.com en onmiddellijk geregistreerd.
2. Het moment van kennisname wordt vastgesteld en de termijn van 72 uur op grond van art. 33 AVG gaat in.
3. Er vindt technische beheersing plaats: blokkering van de getroffen accounts, onderbreking van de getroffen module of integratie (elke module, met inbegrip van DimAI, kan onafhankelijk worden stopgezet), veiligstelling van bewijsmateriaal en logbestanden.
4. Het risico voor de rechten en vrijheden van de getroffen betrokkenen wordt beoordeeld.
5. De getroffen Klanten worden geïnformeerd (overeenkomstig punt 2.5) en, wanneer EvolixSport verwerkingsverantwoordelijke is, de Bulgaarse Commissie voor de bescherming van persoonsgegevens (CPDP) binnen 72 uur en de getroffen betrokkenen zonder onredelijke vertraging indien een hoog risico waarschijnlijk is.
6. Er wordt een oorzaakanalyse uitgevoerd en de corrigerende maatregelen worden opgevolgd. Alle inbreuken, ook die welke niet meldingsplichtig zijn, worden gedocumenteerd.

7. Rechten van betrokkenen: hoe u ze uitoefent

Iedere betrokkene heeft de rechten van art. 15 tot en met 22 AVG: inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid, bezwaar, intrekking van toestemming en bescherming bij geautomatiseerde besluitvorming.

• Zelfbediening: geregistreerde gebruikers kunnen vanuit hun profiel al hun gegevens in een machineleesbaar formaat (JSON) downloaden en een verzoek tot wissing indienen. Ouders zien en beheren de gegevens van hun kind via het ouderportaal.
• Per e-mail: office@evolixsport.com. Vermeld wie u bent, op welke club of federatie het verzoek betrekking heeft en wat u wenst. Wij kunnen om een proportionele identiteitsverificatie vragen, bijvoorbeeld een bevestiging vanaf het geregistreerde e-mailadres, zonder overbodige gegevens te verzamelen.
• Termijn: een antwoord zonder onredelijke vertraging en in de regel binnen een maand; bij complexe of talrijke verzoeken een verlenging met ten hoogste twee maanden, waarover u wordt geïnformeerd. Verzoeken zijn kosteloos, behalve bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken.
• Wanneer uw club of federatie de verwerkingsverantwoordelijke is: wij sturen het verzoek binnen 5 werkdagen door en verlenen bijstand; de definitieve beslissing ligt bij de organisatie. U kunt zich ook rechtstreeks tot de organisatie wenden.
• Wissing: verzoeken tot wissing worden uitgevoerd binnen 30 dagen na bevestiging door de verwerkingsverantwoordelijke, tenzij de wet bewaring vereist; op verzoek bevestigen wij de uitgevoerde wissing of anonimisering.
• Bezwaar tegen een resultaat van DimAI: u kunt om een menselijke beoordeling van elke aanbeveling of evaluatie verzoeken; de beoordeling wordt uitgevoerd door een bevoegd persoon van de Klant met onze bijstand en wordt gedocumenteerd.
• Klacht: bij de Commissie voor de bescherming van persoonsgegevens (CPDP), bul. „Prof. Tsvetan Lazarov“ 2, 1592 Sofia, Bulgarije, cpdp.bg, of bij de toezichthoudende autoriteit van uw woonplaats in de EU, onverminderd het recht op een voorziening in rechte.

Wij houden een register bij van de ontvangen verzoeken en de daarop genomen beslissingen.

8. Kinderen en ouders

Het profiel van een kind wordt aangemaakt door de club of door een ouder/wettelijke vertegenwoordiger. Voor een kind jonger dan 14 jaar wordt, wanneer de rechtsgrond toestemming is, de toestemming gegeven door een ouder of voogd. De ouder krijgt uitsluitend toegang via een door de club uitgegeven uitnodiging met code en ziet alleen de gegevens van zijn eigen kind, met inbegrip van testresultaten, aanwezigheid, zelfbeoordelingen en, indien de club ze heeft ingevoerd, trainingsbeperkingen. Bij een geschil over het ouderlijk gezag beslist de club, als verwerkingsverantwoordelijke, wie toegang krijgt; wij volgen zijn instructies. Gegevens van kinderen worden niet gebruikt voor reclame, commerciële profilering of het trainen van modellen.

9. DimAI en de AI-verordening (Verordening (EU) 2024/1689)

• Classificatie: DimAI is een AI-systeem voor algemene doeleinden dat wordt gebruikt voor sportanalyses en -aanbevelingen. Het valt niet onder de verboden praktijken van art. 5 van de AI-verordening en wordt niet gebruikt voor doeleinden met een hoog risico volgens bijlage III (bijv. beslissingen over toegang tot onderwijs, werk of de beoordeling van personen met aanzienlijke gevolgen). De beoordeling wordt bij elke nieuwe functie herzien.
• Rol: EvolixSport is gebruiksverantwoordelijke van een taalmodel voor algemene doeleinden van een externe aanbieder en aanbieder van de applicatie DimAI die daarvan gebruikmaakt.
• Transparantie (art. 50 AI-verordening): gebruikers worden ervan op de hoogte gesteld dat zij met kunstmatige intelligentie interageren; automatisch gegenereerde inhoud wordt als zodanig aangeduid.
• Menselijk toezicht: de resultaten zijn ondersteunende informatie; beslissingen worden genomen door een bevoegd persoon die de aanbeveling kan verwerpen.
• Verboden toepassingen: er vindt geen emotieherkenning, sociale scoring, biometrische identificatie of gebruik van manipulatieve technieken plaats.
• AI-geletterdheid (art. 4 AI-verordening): ons team en de beheerders van de Klanten ontvangen informatie en richtlijnen over de mogelijkheden, beperkingen en risico's van DimAI.
• Incidenten: fouten, klachten en incidenten in verband met DimAI worden geregistreerd en geanalyseerd; elke Klant kan om deactivering van de module voor zijn organisatie verzoeken.

10. Effectbeoordeling en verantwoording

Wij houden een register van verwerkingsactiviteiten bij op grond van art. 30 AVG. Voor de verwerking van gegevens van kinderen, gezondheidsgegevens en het gebruik van DimAI wordt een gegevensbeschermingseffectbeoordeling op grond van art. 35 AVG uitgevoerd en periodiek geactualiseerd. Nieuwe functies die deze categorieën raken, worden uitgebracht na een beoordeling en, waar nodig, na raadpleging van de toezichthoudende autoriteit.

11. Termijnen en wissing

De bewaartermijnen per categorie staan in artikel 13 van de Privacyverklaring. De wissing omvat de database en de bestandsopslag; back-ups worden binnen hun cyclus overschreven. Voor gegevens waarvoor de Klant de verwerkingsverantwoordelijke is, worden de termijnen door hem bepaald en toegepast via de functies voor wissing en anonimisering in het platform.

12. Contact

Dit document is actueel per de datum die aan het begin ervan is vermeld en wordt herzien bij elke wijziging van een subverwerker, doorgifte, beveiligingsmaatregel of AI-functie.